En entreprise, le pouvoir du collectif n’est pas toujours exploité à son maximum. Car pour en tirer le meilleur, il est nécessaire d’apporter un cadre et des conditions favorables aux échanges. C’est ce que propose la facilitation de l’intelligence collective. Son objectif est de rendre plus facile et plus efficace un processus, une prise de décision ou une collaboration. La facilitation de l’intelligence collective permet aussi à chacun de contribuer au groupe en apportant son expertise et en donnant le meilleur de lui-même. Si vous voulez miser sur l’intelligence collective pour engager vos collaborateurs et leur donner du sens, cet article vous explique la facilitation, exemples à l’appui !
La facilitation en entreprise est une méthode fondée sur l’intelligence collective qui permet de résoudre une problématique de l’entreprise. Le groupe apporte son expérience, ses idées, sa réflexion sur un sujet défini et cadré à l’avance.
Car l’expérience a montré que sans cadre, le collectif parvient rarement à rester concentré sur un objectif sans s'éparpiller, à faire participer chaque individu, à faire émerger un résultat, voire à prendre une décision.
Et c’est tout l’apport du facilitateur : faciliter le travail de groupe pour le rendre plus efficace et plus simple. Il crée les conditions favorables pour que tous les points de vue s‘expriment et se confrontent de façon constructive et que le résultat attendu soit concrétisé.
La facilitation est orientée solution avec un temps et des livrables définis.
La facilitation de l’intelligence collective a pour objectif de résoudre une problématique particulière. Chaque atelier est donc toujours construit sur mesure.
On distingue ainsi 4 phases :
Un atelier d’intelligence collective répond toujours à des objectifs opérationnels, mais aussi à des enjeux humains.
On peut regrouper les objectifs opérationnels en 4 types :
Quant aux enjeux humains et managériaux, il peut s’agir de
Les thématiques d’ateliers de facilitation sont nombreuses : déployer la stratégie d’entreprise au sein des services, définir un plan d’action annuel ou commercial, améliorer un processus de travail, capitaliser sur l’expérience en formalisant un retour d’expérience, s’approprier les valeurs et la culture de l’entreprise, déployer une démarche RSE, prendre une décision rapidement, débloquer une situation, définir des priorités lors d’un séminaire annuel, concevoir une proposition de valeur…
Explorons ici 4 situations concrètes :
Un sujet d’atelier simple et pragmatique concerne l’optimisation des réunions : réunions mensuelles d’équipe, réunions trimestrielles sur un sujet stratégique, séminaire annuel marketing ou commercial…
Prendre le temps de structurer ces réunions pour les rendre plus efficaces va permettre d’accélérer la performance des équipes.
Sur ce format court, la préparation est aussi importante que l’atelier lui-même. Car le travail en amont avec le commanditaire permet de rendre autonomes les équipes, notamment sur des réunions mensuelles. Cette préparation fonctionne comme un apport pédagogique pour la/le manager, chef de projet ou responsable de service. En réitérant, ils pourront améliorer leur pratique et gagner en efficacité.
Ces préparatifs mettent aussi en lumière les enjeux individuels des réunions : avec quoi doit arriver chaque collaborateur ? Comment doit-il se préparer ? En effet, un collectif est plus efficace si chacun s’est préparé en amont : le collaboratif ne fait pas fi du travail individuel, loin de là.
En pratique :
Le cadrage est mené avec le meneur de la réunion pour clarifier
Ensuite, le facilitateur anime la réunion dans l’objectif de rendre autonome le meneur de réunion (pour les réunions régulières) ou pour faciliter le collectif (pour les séminaires).
Ce type d’atelier cherche à impliquer les collaborateurs dans une démarche d’amélioration continue, dans le déploiement de stratégies globales et dans la conception de plan d’action concret.
L’enjeu est ici l’appropriation d’un projet collectif par les individus et le passage à l’action à un niveau plus granulaire pour faire vivre concrètement des décisions stratégiques.
Par exemple,
Ces ateliers développent l’engagement et la cohésion des collaborateurs en les fédérant autour de valeurs communes et en répondant à leur quête de sens. Chacun voit ainsi concrètement comment il contribue, s’inscrit dans le projet d’entreprise.
La facilitation apparaît donc comme un moyen opérationnel de faire vivre les valeurs et la culture de l’entreprise et de les rendre concrètes.
En pratique :
Le cadrage se fait ici avec le donneur d’ordres, mais aussi avec des personnes clés sur le terrain, par exemple le ou les responsable(s) de service concerné.
Cela met en lumière les enjeux et cadre l’atelier dans le contexte réel. On précise aussi les enjeux humains comme la cohésion ou l’alignement des individus aux valeurs de l’entreprise par exemple.
Et comme toujours, on définit l’objectif opérationnel concret, les livrables et la logistique. Car l'objectif de ce type d’atelier en particulier est bien de concrétiser un plan d’action à mettre en œuvre dans la foulée.
Il s’agit ici d’un audit de processus ou de projet dans une démarche de formalisation de retour d’expérience et d’amélioration continue. On cherche à faire le point sur le fonctionnement des procédés et leur optimisation.
Pour un projet, on va cartographier l’ensemble du déroulé de la mission avec l’équipe pour identifier les points forts et les points d’optimisation, ainsi que les aléas apparus et l’adaptation des équipes.
Dans un audit de processus, on rassemble tous les acteurs concernés dans les différentes équipes. Par exemple, on étudie un processus commercial en partant de l’expérience client initiale c’est-à-dire le premier contact avec le service commercial, jusqu’à la livraison de son produit en passant par la production.
Il peut aussi s’agir d‘optimiser les processus de travail en situation hybride.
On peut ainsi auditer et optimiser des processus transverses ou complexes et améliorer la communication et la collaboration entre les services.
L’atelier est réalisé avec les acteurs de terrain pour exploiter leur expérience et leur vécu afin de proposer un plan d’action opérationnel au plus près de la réalité.
Cela contribue à la quête de sens et à l’autonomie recherchées par de nombreux collaborateurs. Analyser les démarches et être une force de proposition rendent les individus acteurs de leur quotidien professionnel et les incluent dans le projet collectif.
L’objectif de cet atelier est de générer des idées pour, par exemple,
Le facilitateur crée le climat favorable pour libérer la créativité, favoriser le rebond d’idées entre les uns et les autres, faire penser différemment et prendre du recul. Il s’appuie sur des outils comme les 5 pourquoi, les chapeaux de Bono ou la théorie du renversement.
L’enjeu de la facilitation ici est de libérer l’esprit créatif de chacun, tout en cadrant la réflexion pour arriver à des propositions concrètes. Le collectif fait donc émerger des idées puis converge vers la réalisation des livrables.
Une facilitation réussie s’inscrit dans une démarche authentique où l’objectif est clairement affiché et les résultats visiblement pris en compte.
Cela commence par une préparation exhaustive. Tout d’abord un cadrage précis avec le commanditaire. Car la démarche ne peut être pertinente qu’avec une connaissance des enjeux, du contexte et de la logistique, un objectif opérationnel défini et des livrables clairs.
Ensuite, le facilitateur conçoit minutieusement l’atelier pour atteindre les objectifs opérationnels et humains fixés. Chaque atelier est conçu pour répondre aux besoins spécifiques, créer un climat propice à la collaboration et à de la force du collectif.
Partie émergée de l’iceberg, l’animation de l’atelier est la 2e clé de réussite d’une facilitation. Car une animation efficace a un impact fort dans l’atteinte de l’objectif. Elle permet de faire adhérer les individus à cette démarche collective et de les impliquer. Et c'est là que tout se joue pour la production des livrables attendus.
En particulier, le facilitateur clarifie les règles pour les participants. Que va-t-il se passer ? Qu’attend-on d’eux ? Comment seront utilisés les livrables ? La transparence sur le mode de décision est essentielle pour éviter les dérives et la frustration.
Et la 3e clé de réussite est le suivi post-atelier. Dans un débriefing avec le commanditaire, le facilitateur présente les livrables et les contextualise avec des feedbacks sur la journée d’animation.
Et l’enjeu qui attend alors le commanditaire, c’est sa reprise en main. Comment pérenniser les bienfaits initiés dans cette démarche ? Comment utiliser la matière produite par le collectif pour prendre une décision ? Quel impact cela aura-t-il sur la réalité du quotidien des collaborateurs ?
Dans la facilitation, c’est la transparence et la concrétisation qui rendent la démarche authentique et qui lui donnent toute sa force. C’est ce qui engage et implique les individus dans le collectif pour en tirer le meilleur.
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